Datenschutz

Verantwortlich für den Betrieb von Werkovia ist Havel Systems. Die vollständigen Angaben und Kontaktdaten finden Sie im Impressum. Soweit Sie als Unternehmen eigene Kunden- und Beschäftigtendaten in Werkovia verarbeiten, bleiben Sie dafür verantwortliche Stelle; wir handeln als Auftragsverarbeiter.

• Konto- und Anmeldedaten

  E-Mail-Adresse, ein bei uns nur als Prüfwert gespeichertes Passwort beziehungsweise die Anmeldung über Google, Name (falls angegeben) sowie technische Sitzungsdaten. Zweck: Bereitstellung des Kontos und Schutz vor unbefugtem Zugriff. Grundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Betriebs- und Profildaten

  Angaben zu Ihrem Betrieb oder persönlichen Bereich, Ansprechpartner, Leistungen, Arbeitszeiten. Zweck: Vorbelegung von Dokumenten, Anreden und Auswertungen. Grundlage: Vertragserfüllung.

• Kunden, Kontakte und Vorgänge

  Von Ihnen erfasste oder aus Dokumenten erkannte Namen, Adressen, Kontaktdaten und Vorgangsdaten. Zweck: Zuordnung von Informationen und Wiederauffinden von Zusammenhängen. Grundlage: Vertragserfüllung; für die betroffenen Personen sind Sie verantwortliche Stelle, wir verarbeiten in Ihrem Auftrag.

• Dokumente, Fotos und Dateien

  Hochgeladene Dateien samt erkanntem Text und daraus abgeleiteten Erkenntnissen. Zweck: Auswertung, Ablage und Beantwortung Ihrer Fragen. Ablage in einem nicht öffentlichen Dateispeicher, Abruf nur über kurzlebige, geprüfte Links.

• E-Mails aus verbundenen Postfächern

  Kopfdaten, Inhalte und Anhänge der Nachrichten, die aus einem von Ihnen ausdrücklich verbundenen Postfach abgerufen werden, sowie die verschlüsselt gespeicherten Zugangsdaten dieses Postfachs. Zweck: Posteingang, Zuordnung und Versand innerhalb Ihres Bereichs.

• KI-Anfragen und Ergebnisse

  Ihre Eingaben in „Frag Werkovia“ und „KI erstellen“, der dazu aus Ihrem Bereich zusammengestellte Kontext sowie die erzeugten Ergebnisse. Zweck: Beantwortung und Erstellung von Entwürfen.

• Protokoll- und Nutzungsdaten

  Datensparsame Aufzeichnungen über wichtige Vorgänge (z. B. Anmeldung, Verbindung eines Postfachs, Erstellung oder Löschung eines Dokuments, E-Mail-Versand, Ausführung eines Ablaufs, Änderung von Rollen und Rechten, KI-Nutzung) mit Zeitpunkt, Auslöser und Ergebnis. Zweck: Nachvollziehbarkeit und Sicherheit. Grundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Jeder Datensatz gehört genau einem Werkovia-Bereich. Zugriffe werden serverseitig in der Datenbank geprüft; ein Zugriff auf Daten anderer Nutzer oder Unternehmen ist damit ausgeschlossen — auch beim Aufruf einzelner Adressen oder Schnittstellen. Bei Business-Bereichen gelten zusätzlich die von Ihnen vergebenen Rollen und Berechtigungen. Näheres unter Sicherheit & Datenschutz.

• Plattform und Hosting

  Die Anwendung wird über die Entwicklungs- und Hostingplattform Lovable bereitgestellt und in deren Infrastruktur ausgeliefert.

• Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung

  Datenbank, Dateispeicher und Anmeldeverwaltung laufen über Supabase. Dort liegen Konto-, Betriebs-, Kunden-, Dokument- und Nachrichtendaten.

• KI-Dienste

  Für Texterkennung, Auswertung und Erstellung von Entwürfen werden KI-Modelle über die vermittelte Schnittstelle von Lovable genutzt; eingesetzt werden derzeit Modelle der Google-Gemini-Familie. Übermittelt wird jeweils nur der für die Anfrage nötige Inhalt.

• Schriftarten

  Die Website lädt Schriftarten von Google Fonts. Dabei wird Ihre IP-Adresse an den Anbieter übertragen.

• Anmeldung über Google (optional)

  Wenn Sie sich mit Google anmelden, verarbeitet Google die Anmeldung. Wir erhalten Ihre E-Mail-Adresse und den Namen aus Ihrem Google-Konto.

• E-Mail-Versand

  System-E-Mails (Bestätigung, Passwort zurücksetzen, Einladungen) werden über die Absenderdomain notify.werkovia.de bei unserem E-Mail-Dienstleister IONOS versendet.

• Von Ihnen verbundene Postfächer

  Der Abruf und Versand erfolgt direkt gegenüber dem von Ihnen angegebenen IMAP-/SMTP-Anbieter. Diesen Anbieter wählen Sie selbst.

Bei diesen Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen werden. Die Auftragsverarbeitungsverträge, Standorte und Garantien für Drittlandübermittlungen werden vom Betreiber dokumentiert und auf Anfrage bereitgestellt; sie werden hier ergänzt, sobald sie abschließend vorliegen. Wir machen dazu bewusst keine Angaben, die wir nicht belegen können.

KI-Funktionen erhalten ausschließlich den Kontext des Bereichs, in dem Sie gerade arbeiten. Inhalte anderer Nutzer oder Unternehmen werden nicht geladen und können nicht in eine Antwort gelangen. Werkovia verwendet Ihre Inhalte nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren. Für die Weiterverarbeitung durch die beteiligten KI-Anbieter gelten deren Bedingungen; eine darüber hinausgehende Zusage können wir nicht treffen.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Technologien eingesetzt (Anmeldesitzung, Bereichsauswahl, Hinweisstatus). Analyse-, Statistik- oder Marketing-Technologien sind nicht im Einsatz. Die vollständige Aufstellung finden Sie unter Cookie-Einstellungen.

Inhalte bleiben gespeichert, solange Ihr Bereich besteht oder bis Sie sie löschen. Protokolldaten werden datensparsam geführt und mit dem zugehörigen Bereich gelöscht. Löschen Sie einen Bereich oder Ihr Konto, werden die zugehörigen Daten aus Datenbank und Dateispeicher entfernt.

Eine Ausnahme gilt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen — etwa handels- und steuerrechtliche Pflichten für Rechnungen und Buchungsbelege (regelmäßig sechs bis zehn Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB). Solche Unterlagen werden bis zum Ablauf der Frist aufbewahrt und in dieser Zeit nur noch zur Erfüllung dieser Pflicht verarbeitet.

Dokumente, Kunden und Vorgänge können Sie in der Anwendung einzeln löschen. Unter „Einstellungen → Konto“ können Sie einen ganzen Bereich löschen und Ihr Konto vollständig löschen. Vor der endgültigen Löschung wird erklärt, was entfernt wird, und eine ausdrückliche Bestätigung verlangt.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen und sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wenden Sie sich dazu an support@werkovia.de.

Werkovia ist für Unternehmens- und Geschäftsinformationen ausgelegt. Passwörter, Kreditkarten- oder Kartennummern, PINs, Zugangscodes und vergleichbare Geheimnisse sollten Sie grundsätzlich nicht in Werkovia speichern.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen oder eingesetzte Dienstleister ändern. Punkte, die noch nicht abschließend belegt sind, sind oben ausdrücklich als offen gekennzeichnet und werden nicht als bestehende Eigenschaft behauptet.